Aanbesteden in tijden van corona

De huidige corona-crisis heeft veel op zijn kop gezet. In deze column beantwoord ik tien vragen over aanbestedingen in tijden van corona.

(1) Verandert er veel in aanbestedingsland?

Dat hoéft niet. Aanbesteden kan een volledig digitaal en schriftelijk proces zijn; zowel het inschrijven als beoordelen. Er zijn echter ook processen die niet meer zo goed vanuit huis lukken; ik denk dan aan fysiek overleg met collega’s, een bezoek aan de werkvloer of presenteren aan de aanbestedende dienst. Wat echter drástisch verandert, is de markt. Prijzen van transport, goederen én diensten (loonkosten!) zijn moeilijk te voorspellen, en ook de vraag aan inkoperszijde staat geregeld op de tocht. Er verandert dus zeker het een en ander.

(2) Komen er nog wel nieuwe aanbestedingen op de markt?

PIANOo houdt via aankondigen op TenderNed in de gaten hoe corona het aanbestedingsgedrag wijzigt. Het totaal aantal nieuwe aanbestedingen lijkt echter nog op een normaal niveau te zijn; gemiddeld iets meer dan 150 per week. Mijn inschatting is dat deze cijfers de komende weken wellicht nog wat zullen dalen; publicatie in de afgelopen weken betekent immers dat de aanbestedende dienst de stukken al bijna af had toen de crisis startte.

(3) Worden veel aanbestedingen uitgesteld?

Ik krijg uit de markt de indruk dat vlak na de eerste maatregelen werden aangekondigd, veel aanbestedingen werden uitgesteld. Daarbij zal de aanvankelijke schrik zeker hebben meegespeeld. Op 16 maart 2020 adviseerde PIANOo aanbestedende diensten ook hun lopende aanbestedingen te bekijken en verlenging van termijnen te overwegen (zie hier).

Inmiddels raakt men aan het thuiswerken gewend en lijkt er juist een roep uit de markt te zijn om aanbestedingen doorgang te geven. Zonder opdracht immers geen werk. PIANOo berichtte op 3 april ook hier dat het aantal vroegtijdig afgebroken aanbestedingen inmiddels daalt. Er worden wel nog wel steeds veel termijnen verlengd (63 rectificaties in een week, waarvan het grootste deel op termijnverlengingen zag).

(4) Mag dat dan, termijnen verlengen?

Het aanbestedingsrecht geeft de aanbestedende dienst alleen minimumtermijnen. Binnen grenzen van proportionaliteit kunnen door aanbestedende diensten dus langere termijnen worden aangehouden.

Ook als de aanbesteding al gepubliceerd is, zijn er nog mogelijkheden tot verlenging. Ik denk dan primair aan art. 2.163e Aanbestedingswet. Wijziging is op die grond toegestaan als de algemene aard van de opdracht niet wijzigt en de prijs niet meer dan 50% wordt verhoogd. Ook zal er sprake moeten zijn van een onvoorziene omstandigheid; ik ga er echter vanuit dat de corona-crisis al snel aan die eis zal voldoen. Let er daarbij wel op dat dat uiteraard niet geldt voor aanbestedingen die gepubliceerd zijn nadat de uitbraak al bekend was.

Verlengen móet overigens niet. Houd als aanbestedende dienst ook rekening met het feit dat sommige inschrijvers juist om werk verlegen zitten en juist géén verlenging wensen.

(5) Kunnen aanbestedingen ook juist versneld plaatsvinden?

Inmiddels heb ik begrepen dat enkele overheidsorganisaties overwegen later ingeplande opdrachten juist naar voren te halen. Zo is onderhoud aan kantoorgebouwen in deze tijden goed uit te voeren, met de positieve maatschappelijke bijkomstigheid dat dit de markt aan het werk houdt. Als inschrijver zou ik hiermee rekening houden, en de opdrachten de komende tijd goed in de gaten houden.

Ook van de procedure zelf kunnen termijnen worden versneld. Op grond van artikel 2.74 Aanbestedingswet 2012 vergt dit wel een urgente situatie, en een goede onderbouwing.

(6) Is de corona-crisis reden om een opdracht zonder aanbesteding te verlenen?

In zéér dwingende spoed is het toegestaan van een (anderszins verplichte) aanbesteding af te zien, en kan een ‘onderhandelingsprocedure zonder aankondiging’ plaatsvinden. Er dient dan sprake te zijn van hoge spoed, een situatie die onvoorzienbaar was en die niet aan de aanbestedende dienst te wijten is. Mijn inschatting is dat situaties ingegeven door de corona-crisis zeker aan deze vereisten kunnen voldoen. Let er dan wel op dat de spoed goed onderbouwd wordt, evenals waarom de versnelde procedure (zie boven) niet volstaat.

Op 2 april jl. heeft de Europese Commissie ook een richtsnoer gepubliceerd over overheidsopdrachten en de corona-crisis, zie hier. Voor zover er in de markt nog twijfel was of ziekenhuizen bijvoorbeeld de extra beschermingsmiddelen moeten aanbesteden, is in ieder geval dié zorg nu wel weggenomen.

(7) Zit u als inschrijver met de termijnen in de knel?

Laat dit de aanbestedende dienst dan vooral weten, en verzoek om verlenging. Let erop dat u wel voldoende concreet uitlegt waar uw probleem ligt, hoeveel tijd u nodig heeft en waarom verlenging voor u de oplossing biedt.

(8) Kunnen geplande marktconsultaties nu nog wel doorgaan?

Gezien de roep uit de markt om opdrachten doorgang te laten vinden, is ons advies niet te snel een streep door geplande marktconsultaties te zetten. We wijzen graag op Rijkswaterstaat als voorbeeld; de marktconsultatie voor de A27 (waarde half miljard euro) heeft eind maart gewoon doorgang gekregen, maar dan digitaal.

(9) De rechtbanken zijn toch grotendeels dicht? Kan ik dan nog wel procederen tegen een onterechte gunningsbeslissing?

Ja. Nieuwe zaken kunnen gewoon worden gestart. Hoe de procedure verder verloopt, is per zaak anders. In grote lijnen weten we echter dat urgente zaken doorgang blijven vinden, doch in beginsel zonder fysieke zitting.

(10) Is er al jurisprudentie over corona en aanbestedingen?

Ten tijde van het publiceren van deze blog nog niet. Er is wel al een voorbeeld gepubliceerd van een aanbestedingszaak waarin de mondelinge behandeling vanwege de huidige maatregelen telefonisch is gehouden, zie daarvoor hier.

Heeft u nog andere vragen, waarop u hier het antwoord niet vindt? Neem dat gerust even contact met ons op, wij denken graag met u mee.

Anne Vokurka-Viruly.