In de meeste aanbestedingen geldt een contactverbod. Tijdens de aanbesteding mag er alleen met de aangewezen contactpersoon bij de aanbestedende dienst worden gecorrespondeerd. Meestal wordt deze eis op straffe van uitsluiting vermeld: doe je het toch, dan lig je eruit. Het gebeurt ook nog geregeld dat partijen daadwerkelijk op deze grond van deelname worden uitgesloten. Hierbij vijf tips over het contactverbod.
Tip 1: lees de leidraad goed
Het contactverbod staat meestal in de inschrijvingsleidraad. Lees eerst heel precies de formulering van het verbod. Staat er één contactpersoon die je mag contacteren, of staan er meer? Mag je diegene e-mailen, of ook bellen? In welke gevallen mag je alleen vragen stellen via een platform als Negometrix? Meestal geldt de eis op grond van uitsluiting, is dat ook in jouw geval zo? Lees dus vooral eerst de leidraad goed.
Tip 2: volg exact het contact-voorschrift
De tweede stap is het verbod heel exact nalezen. Contacteer bij de aanbestedende dienst dus alleen de in de leidraad genoemde contactpersoon. Niet diegene die je er toevallig kent. Niet een lid van de Raad van Toezicht. Niemand. Spreek je onverhoopt toch iemand die bij de aanbestedende dienst werkt, maar over iets anders (bijvoorbeeld door te informeren naar de gezondheid van zijn echtgenote, zoals in deze recente uitspraak van mei 2020), breng dan niét de aanbesteding ter sprake. Let ook op het medium; niet via WhatsApp, geen gesprekje op het schoolplein.
Tip 3: de contactpersoon is er niet voor niets
Gek genoeg zijn inschrijvers op een ander punt juist weer opvallend voorzichtig. Soms wel te voorzichtig. Een aanbestedende dienst heeft namelijk niet voor niets een contactpersoon genoteerd. Met deze contactpersoon mag je wél contact opnemen. Natuurlijk, als er vragen via NegroMetrix moeten worden ingediend, en voor een bepaalde datum, doe dat dan ook. Popt er echter later met spoed toch nog een vraag op? Ontstaat er bij inschrijving een technisch probleem? Speelt er opeens iets anders, dat je even moet overleggen? Deze contactpersoon mag je contacteren. Ik verwijs dan wel nog even terug naar tip 1, check namelijk wel nog een keer goed wat er precies aan contact met de contactpersoon is toegestaan.
Tip 4: let goed op de lopende opdracht
Voor de zittende leverancier ligt het verbod net iets ingewikkelder. Van deze partij kan namelijk niet worden verlangd tijdens de aanbesteding al het contact met zijn opdrachtgever te verbreken. Hoofdregel is: bespreek alleen de lopende opdracht en de (nieuwe) aanbesteding niet. De rechtbank Den Haag oordeelde in februari 2020 dat van de zittende leverancier mag worden verwacht dat zij er “alles aan doet” de aanbesteding niet in het reguliere contact ter sprake te laten komen. Ook niet als de aanbestedende dienst erover begint, trouwens.
Tip 5: schakel bij een foutje hulp in
Het contactverbod is in principe heel strikt. Is de sanctie uitsluiting, dan móet de dienst ook uitsluiten (Manova-arrest) Ook als dat in jouw geval disproportioneel lijkt (zie bijvoorbeeld de Hoge Raad, hier). Toch wordt er door mij en mijn vakgenoten nog vaak genoeg succesvol iets tegenin gebracht. Drie voorbeelden. Onbeantwoord berichtje aan de directeur van de aanbestedende dienst, via LinkedIn? Bleek de marktwerking niet te verstoren en werd toegestaan, zie hier. Maakte de aanbestedende dienst pas heel laat een punt van de overtreding van het contactverbod? De rechtbank ging om die reden aan dat verweer voorbij, zie hier. Is het ‘verboden’ berichtje pas ná gunning verzonden? Bleek niet “dermate ernstig” dat dit tot uitsluiting moest leiden, zie hier. Ik en mijn collega’s kunnen dus zeker nog het een en ander voor je proberen.
Deze vijf tips heb ik opgesteld aan de hand van de vragen die ik het vaakst krijg voorgelegd. Beantwoorden deze tips toch jouw eigen vraag over het contactverbod niet? Neem dan vooral contact met me op, ik denk graag even (vrijblijvend) met je mee.
