Veel bedrijven kondigen reorganisaties aan voor 2023. Dat brengt vaak ook gedwongen ontslagen met zich mee. Er gelden wettelijke regels voor de selectie en volgorde van werknemers die ontslagen worden. Het afspiegelingsbeginsel is de wettelijk voorgeschreven methode voor die selectie en volgorde.
Voordat ontslag mogelijk is, moet de werkgever daarnaast ook onderzoeken of de werknemer herplaatst kan worden. De werkgever moet dan bekijken of het mogelijk is om de werknemer een andere functie aan te bieden. Is herplaatsing mogelijk, dan moet er bij het bepalen van de herplaatsingsvolgorde soms ook omgekeerd worden afgespiegeld.
Hoe gaat dat precies in zijn werk?
Geen vrije selectie
Bij de selectie van de werknemers die voor ontslag in aanmerking komen, kan een werkgever niet vrij kiezen. In principe moet het afspiegelingsbeginsel worden toegepast op uitwisselbare functies waarin arbeidsplaatsen moeten vervallen. Functies zijn uitwisselbaar als deze vergelijkbaar zijn op punten zoals inhoud, vereiste kennis en competenties, niveau en salaris. Bij de toets of sprake is van uitwisselbare functies is de functiebeschrijving het uitgangspunt. Ontbreekt een (actuele) functiebeschrijving en/of wijkt deze af van de feitelijke werkzaamheden, dan wordt gekeken naar de inhoud van de functie in de praktijk.
Het afspiegelingsbeginsel
Het afspiegelingsbeginsel is de methode waarbij de selectie van werknemers evenredig over de leeftijdsgroepen in de functie wordt verdeeld. Het doel is om de ontslagen werknemers evenwichtig te spreiden over de verschillende leeftijdsgroepen in de onderneming. Hoe werkt het kort gezegd?
Werknemers met een uitwisselbare functie deel je in de volgende leeftijdsgroepen in: van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar, van 55 jaar tot AOW. Binnen elke leeftijdsgroep bekijk je welke werknemers als laatsten in dienst zijn gekomen. Deze werknemers komen als eerste voor ontslag in aanmerking, zij worden ‘boventallig’
Het aantal werknemers in een leeftijdsgroep dat boventallig wordt, is afhankelijk van het totale aantal werknemers in iedere leeftijdsgroep. Zijn er in een bepaalde leeftijdsgroep meer werknemers, dan zullen er uit die leeftijdsgroep ook meer werknemers boventallig worden. Zo zal de leeftijdsopbouw per functie zoveel als mogelijk gelijk blijven.
Uitzonderingen afspiegelingsbeginsel
Het afspiegelingsbeginsel hoeft niet op iedereen te worden toegepast. Bijvoorbeeld als een functie maar door één werknemer wordt vervuld. Dat wordt een unieke functie genoemd. Als een unieke functie vervalt, wordt deze niet meegenomen in de afspiegeling. Ook als een categorie uitwisselbare functies in zijn geheel vervalt, is afspiegeling niet aan de orde.
Herplaatsing
Na het bepalen van de ontslagvolgorde, moet de werkgever nagaan of er voor de boventallige werknemers herplaatsingsmogelijkheden zijn binnen het eigen bedrijf of de groep waartoe het bedrijf behoort, al dan niet met behulp van scholing. Het kan gaan om een vacature voor een uitwisselbare functie, een andere passende functie of een nieuwe functie.
Omgekeerd afspiegelen
Stel dat een functiegroep vervalt door de reorganisatie, maar tegelijkertijd ontstaat er een nieuwe functie die onderling uitwisselbaar is met de oude, vervallen functie. Dan moet de werkgever die nieuwe functie aanbieden aan de boventallige werknemers uit die oude functie.
Als er in de nieuwe functie minder arbeidsplaatsen beschikbaar zijn dan in de nieuwe functie, dan dient er omgekeerd te worden afgespiegeld. Aan de hand van het afspiegelingsbeginsel is bepaald wie het laatste boventallig werd in de oude functie. Aan die werknemer dient als eerste een herplaatsingsaanbod te worden gedaan. Dit wordt ook wel ‘terugspiegelen’ genoemd.
Selectie van de meest geschikte herplaatsingskandidaat
Als de nieuwe functie niet onderling uitwisselbaar is met de oude functie, dan zal de werkgever nog wel dienen te onderzoeken of de nieuwe functie passend is voor de boventallige werknemers.
Komt in de nieuwe functie nog wel een aanzienlijk deel van de taken van de oude functie terug, dan dient de werkgever ook terug te spiegelen bij de herplaatsing. Maar als in de nieuwe functie geen of slechts een klein deel van de oude functie omvat, dan kan de werkgever een selectietraject starten om de in zijn ogen meest geschikte werknemer te selecteren voor herplaatsing in die nieuwe functie. De werkgever doet er wel verstandig aan om de keuze zoveel mogelijk te objectiveren, bijvoorbeeld door middel van een test of assessment.
Wat deze regelgeving lastig maakt, is dat niet duidelijk is wat ‘een deel van het werk dat terugkomt’ precies inhoudt. Dat is een grijs gebied. Het is dus van belang dat een werkgever goed kan onderbouwen waarom de oude en de nieuwe functie wezenlijk verschillen, als hij zelf wil selecteren aan welke boventallige werknemer de nieuwe functie wordt aangeboden.
Vragen?
Heb je vragen over het afspiegelingsbeginsel of omgekeerd afspiegelen, over uitwisselbare functies of wil je meer weten over reorganiseren? Neem dan gerust contact op met Frederike Werts. Zij adviseert en begeleidt werkgevers bij alle vormen van reorganisatie. Ook voor andere arbeidsrechtelijke en HR vraagstukken kan je bij ScheerSanders terecht. Snel antwoord op vragen? Neem contact op met onze HR-Helpdesk.
